De los espacios de trabajo cerrados a los «open space»

Las oficinas open space representan una forma moderna y dinámica de organizar el trabajo. Su diseño abierto y colaborativo fomenta la comunicación, la creatividad y la flexibilidad, lo que puede impulsar el rendimiento y la innovación en las empresas. Sin embargo, es importante considerar las necesidades individuales y eurocognitivas de los trabajadores y encontrar un equilibrio entre la colaboración y la privacidad para crear un entorno de trabajo óptimo. El confort acústico y lumínico, la accesibilidad, la privacidad, la comunicación efectiva y la sensibilidad son aspectos clave a tener en cuenta para garantizar la inclusión y la buena experiencia laboral de todos los trabajadores en el lugar de trabajo.

La Revolución Industrial del siglo XIX tuvo un impacto muy importante en la forma de diseñar y distribuir los espacios en los edificios industriales. El ingeniero mecánico Frank Taylor, para conseguir más eficiencia en los procesos de producción, definió un espacio de trabajo de planta abierta con filas de mesas, separado del espacio de los jefes, que se situaba en otra zona desde la que podía observar a los empleados en la zona de trabajo. Este modelo respondía a las ideas de sistematización, orden y control. Primaba la funcionalidad y la eficiencia para lo cual, los espacios eran amplios, diáfanos y con grandes ventanales que permitieran el paso de luz natural.

Esta concepción del espacio generaba en los trabajadores falta de flexibilidad y privacidad, lo que llevó en los años 50 al grupo de diseño Quickborner a repensar los espacios, distribuyendo las mesas en grupos en vez de en filas, con separaciones y divisiones entre los diversos grupos de trabajo y sus jerarquías. Este modelo tuvo su origen en Alemania y se le dio el nombre de «oficina paisaje». En la década de los 60, el diseñador estadounidense Robert Propst divulgó el modelo open space con la intención de innovar, romper con el escalafón de niveles y crear espacios de trabajo más colaborativos.

En los años 70 y 80 se popularizó el modelo de «oficina en cubículos», consistente en espacios individuales, cerrados y aislados del resto que conseguían concentración y privacidad, pero también aislamiento, desconexión y falta de disposición para el trabajo en equipo. La aparición de la tecnología también modificó los espacios de trabajo y trajo consigo la retirada de tabiques para fomentar la interacción entre los trabajadores, manteniendo cierta intimidad ya que el contacto directo no era necesario pues la comunicación se podía realizar a través de los ordenadores.

A partir del 2000 se empezó a trabajar en un modelo mixto de oficinas open space y «oficinas cubículo» para conseguir un equilibrio entre los espacios comunes que fomentaban la comunicación fluida y el trabajo colaborativo y los espacios privados para conseguir cierta privacidad, mayor concentración y realizar tareas más delicadas. Este cambio mal enfocado dio lugar, en algunos casos, a las «oficinas cuadrícula», espacios abiertos llenos de mesas muy juntas que presentaban un aspecto sobrecargado y saturado muy lejos de las ventajas de open space.

El 2020 trajo la pandemia del covid 19 y los hogares se convirtieron en los nuevos espacios de trabajo. El home office de los últimos años ha puesto de manifiesto que no existe una única forma de trabajar, que no se puede sistematizar a las personas por igual, que no todas tienen las mismas necesidades y que, tanto los espacios como los puestos de trabajo, se deben adaptar a cada persona para que desarrolle sus capacidades y habilidades de la mejor forma posible.

El futuro de los espacios de trabajo

Los nuevos estilos de vida, los diferentes formatos de trabajo, las distancias y los desplazamientos, obligan a un replanteo de las oficinas. Los espacios de trabajo deben ser lugares más saludables, inclusivos y flexibles, donde no solo se acuda para trabajar y producir, sino que aporten beneficios a los trabajadores, mejoren su salud física y mental y optimicen su día a día. Ser espacios agradables y motivadores, a los que compense acudir a pesar de madrugar, realizar un largo trayecto o sufrir un tedioso atasco. Las empresas deben apostar por la salud y el bienestar de sus trabajadores para que, además de ser personas más sanas y felices, sean más eficientes, comprometidas y productivas y, para ello, es fundamental que el espacio de trabajo sea el adecuado. Hay un nuevo enfoque que aborda estas cuestiones, «Life-Centered Desing», tendencia que organiza y define los espacios para mejorar el bienestar y la productividad y que prioriza a las personas y sus modos de vida, situándolas en el centro de la cuestión. La flexibilidad y la personalización de los espacios que permitan que cada trabajador localice su lugar ideal y adecuado son las claves de este enfoque.

Las oficinas open space

Las oficinas de espacio abierto representan un diseño innovador en el mundo de los espacios de trabajo. Se caracterizan por la ausencia de divisiones físicas permanentes, como paredes o cubículos, que segreguen a los empleados en espacios individuales. En su lugar, los trabajadores comparten un área de trabajo común, creando un entorno de colaboración y comunicación fluida.

Estas oficinas suelen contar con escritorios y estaciones de trabajo distribuidas en un espacio amplio y diáfano. La disposición de los muebles y equipos se planifica cuidadosamente para optimizar la interacción entre los trabajadores y fomentar un ambiente de trabajo colaborativo. En lugar de tener despachos privados, los responsables suelen trabajar junto al resto del equipo, promoviendo así una cultura de igualdad y transparencia. Una de las principales ventajas de las oficinas open space es su capacidad para facilitar la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo. Al no haber barreras físicas que dividan a los trabajadores, se crea un ambiente propicio para el intercambio de ideas, el trabajo en equipo y la resolución rápida de problemas. Esta proximidad física también puede promover relaciones más sólidas entre los compañeros y compañeras de trabajo, ya que se fomenta la interacción social y el compañerismo.

Otro aspecto destacado de este tipo de diseño es su flexibilidad y adaptabilidad. Los espacios abiertos pueden ser reconfigurados fácilmente para satisfacer las necesidades cambiantes de la empresa. Por ejemplo, si se necesita más espacio para un proyecto en particular, se pueden mover los muebles y redistribuir los recursos sin dificultad. Esta versatilidad permite a las organizaciones optimizar el uso del espacio y ajustarse rápidamente a nuevas situaciones.

Inconvenientes de las oficinas open space

Son muy numerosas las ventajas de las oficinas open space, pero también tienen sus desafíos específicos y sus críticas. Una preocupación común es la falta de privacidad y la posible distracción que pueden experimentar algunos trabajadores. El ruido y la actividad constante pueden dificultar la concentración y la productividad en ciertos casos. Además, para algunas personas, la falta de un espacio privado puede generar estrés o incomodidad. Se exponen a continuación algunas dificultades, comunes para todas las personas y concretas para las personas con discapacidad, con que se pueden enfrentar:

1. Accesibilidad física. Algunos espacios open space pueden no estar diseñados teniendo en cuenta las necesidades de accesibilidad de personas y, en concreto, de las personas con discapacidad física. Por ejemplo, la disposición de los escritorios y muebles puede dificultar el acceso para personas en sillas de ruedas o con otras dificultades de movilidad. Además, las áreas de trabajo congestionadas pueden entorpecer el desplazamiento a personas con discapacidad visual o motora.
2. Privacidad y concentración. El ruido constante y las innumerables fuentes de distracción son altamente incisivas. Las personas con discapacidades sensoriales o cognitivas pueden encontrar difícil concentrarse debido al ruido y la actividad constante. La falta de privacidad también puede ser problemática para personas con discapacidad que requieren un entorno tranquilo o que se distraen fácilmente.
3. Comunicación e interacción. Si bien el diseño open space puede fomentar la comunicación y la colaboración, también puede presentar desafíos para personas con discapacidad auditiva o del habla. El ruido de fondo y la falta de privacidad pueden dificultar la comunicación efectiva, especialmente en situaciones de grupo o reuniones informales.
4. Adaptaciones y recursos. La temperatura ambiente, la iluminación, la ventilación, etc. son cuestiones que afectan de forma diferente a cada persona y el trabajador no puede controlar. Esto puede repercutir en su bienestar general y en su eficacia. Es posible que las personas con discapacidad necesiten adaptaciones específicas en su espacio de trabajo, como equipos de accesibilidad o ajustes en la disposición de los muebles para realizar su trabajo de manera efectiva.
5. Sensibilidad y conciencia. A pesar de los esfuerzos por promover la inclusión y la diversidad en el lugar de trabajo, algunas personas con discapacidad pueden enfrentarse a discriminación o falta de comprensión por parte de sus colegas en un entorno abierto. La sensibilidad y la conciencia sobre las necesidades y desafíos de las personas con discapacidad son fundamentales para crear un entorno de trabajo inclusivo y respetuoso.

Mejoras a las limitaciones de oficinas open space

1. Mejora acústica: El ruido es un tema importante que puede afectar a todas las personas que trabajan en ese entorno, independientemente de si tienen alguna discapacidad o no. Algunos aspectos a considerar:

• Impacto en la concentración y productividad: El ruido constante puede dificultar la concentración y afectar a la productividad de los trabajadores. Las ¡conversaciones de fondo, las llamadas telefónicas, el sonido de los teclados y otros ruidos pueden ser distracciones significativas, lo que hace que sea más difícil para las personas concentrarse en sus tareas y completarlas de manera efectiva.
• Estrés y fatiga: El ruido persistente puede causar estrés y fatiga en los trabajadores. Estar expuesto a niveles altos de ruido durante largos períodos de tiempo puede aumentar los niveles de cortisol en el cuerpo, lo que puede provocar una sensación general de malestar y agotamiento.
• Comunicación dificultosa: El ruido puede dificultar la comunicación efectiva entre los trabajadores. Las conversaciones telefónicas o cara a cara pueden ser difíciles de mantener debido al ruido de fondo, incidiendo negativamente en la colaboración y la coordinación entre los miembros del equipo.
• Necesidad de zonas de silencio: Muchas empresas están incorporando zonas de silencio o áreas de trabajo tranquilas donde los trabajadores puedan retirarse temporalmente para realizar tareas que requieran concentración intensa o privacidad.
• Estrategias de mitigación: Algunas empresas están implementando estrategias como la instalación de paneles acústicos para reducir la reverberación del sonido o el uso de auriculares con cancelación de ruido para los trabajadores que deseen bloquear el ruido ambiental. Además, se deben establecer pautas de comportamiento para minimizar las distracciones, como limitar las conversaciones personales en áreas de trabajo compartidas.

La norma ISO 22955: Calidad de espacios de oficina abierta (publicada en mayo de 2021) proporciona orientación técnica y metodológica sobre el tema de la calidad acústica en oficinas abiertas. Trata de dar solución, desde un punto de vista acústico, a la convivencia de las dos realidades teóricamente contradictorias en la oficina: la comunicación oral y el trabajo individual de concentración. Es decir, integra la perspectiva cognitiva del sonido en el diseño y proporciona instrucciones claras y valores de ciertos parámetros acústicos, según la actividad, para así asegurar un diseño acústico de alta calidad.

2. La iluminación. Una correcta iluminación es fundamental para crear un ambiente de trabajo confortable. Se priorizará la luz natural, por lo que las mesas se colocarán perpendicularmente a las fachadas acristaladas del edificio para conseguir el máximo aprovechamiento, pero sin que se produzcan deslumbramientos sobre las pantallas de ordenador. También se instalarán vinilos en los vidrios de las ventanas para proteger a las personas fotosensibles. En caso de luz artificial, se utilizarán sistemas como DALI (Digital Addressable Lighting Interface) que permiten el control del brillo y de la temperatura de color, aumentando o disminuyendo la intensidad de una manera automática según la intensidad de la luz natural y la sensibilidad personal.

Esto permite una iluminación mucho más regulada y confortable y un gran ahorro en el consumo de la luz. También se puede disponer de una iluminación circadiana que se ajusta para imitar la luz natural, lo que significa que la iluminación funciona en armonía con los ritmos circadianos naturales de nuestro cuerpo, consiguiendo una mejora del estado de ánimo, la productividad y la concentración.

3. El mobiliario. La armonía y el orden es imprescindible. Para ello, hay que contar con muebles ergonómicos y funcionales, sillas y mesas regulables en altura, cajoneras con ruedas, sillones para el descanso, mesas para trabajar de pie, puf y banquetas, armarios para guardar abrigos y mochilas y zonas de reunión.

4. La decoración. Utilizar una decoración personalizada, impactante y atractiva, uso estratégico de los colores para motivar y estimular la creatividad, utilizar diseño biofílico y sostenible con paredes vegetales y de madera y elementos reciclados, fomenta un ambiente de trabajo saludable, respetuoso con el medio ambiente y que aporta una fuerte identidad corporativa.

5. La accesibilidad. Apostar por oficinas inclusivas fomentando la promoción de la diversidad de perfiles dentro del ambiente laboral asegura que todos los trabajadores se sientan valorados y respetados.