Texto: Schneider Electric
Si a finales de 2019 alguien nos hubiera dicho que en 2020 una pandemia sacudiría nuestras vidas de esta manera, creo que, como mínimo, todos le hubiéramos tomado por loco. Pero lo que en un principio parecía una película se ha convertido en nuestra realidad. Es cierto que estamos viviendo un período de incertidumbre, pero también es cierto que no podemos esperar a eliminar el 100% de esa incertidumbre para empezar a actuar. Hemos de comenzar ya a trabajar en el futuro.
Desde Schneider Electric, queremos daros nuestra visión sobre el futuro del mundo de las oficinas, como empresa que ocupa más 69.000 m2 de oficinas en toda España y como empresa que desarrolla soluciones para la gestión de la energía y la automatización de edificios. Por esta razón hemos elaborado una serie de artículos en los que consideraremos diferentes aspectos de la “nueva normalidad” de las oficinas, empezando por su grado de ocupación, y pasando por los accesos, áreas de trabajo, zonas comunes, hasta analizar la sostenibilidad, eficiencia y normativa actual
El papel de la digitalización y de las personas
Creemos, firmemente, que la digitalización va a tener un papel clave en este futuro pues nos va a permitir afrontar en mejores condiciones situaciones como la que nos ha tocado vivir. Por supuesto, la salud debe ser ahora nuestra principal preocupación, pero sin olvidar que la digitalización nos va a ayudar también en otros aspectos claves como la eficiencia operativa, el bienestar de nuestros empleados (con el impacto que ello tiene en temas de productividad y retención de talento) y la sostenibilidad. En resumen, nos va a permitir optimizar los procesos de toma de decisiones para así conseguir una mejor gestión de nuestros edificios y empresas.
Pero la tecnología es la herramienta. Las personas son la clave para que todo esto funcione. Es vital que tanto las personas y departamentos que diseñan las estrategias y toman decisiones, como los usuarios del edificio se sientan involucrados y, para ello, es necesario hacerles partícipes del proceso y ser transparentes en la comunicación.
Sin duda, este compromiso va a redundar en dos factores críticos para una empresa: la retención del talento y la productividad.
Es realmente importante que los usuarios interactuemos con el edificio y podamos conocer de primera mano mediante apps, los datos de ocupación del edificio, el consumo energético, los puestos de trabajo libres, la capacidad de poder localizar a otros compañeros dentro del edificio, el grado de ocupación del parking, etc.
Grado de ocupación de nuestros edificios
Ciertos estudios indican que solo el 13% de las organizaciones ocupan todo su espacio de oficinas más del 80% del tiempo y alrededor del 40% de las oficinas permanecen vacías durante algún día laborable del año. Sin duda, este tipo de situaciones se traducen en ineficiencias con un alto coste para las empresas.
Pongamos el ejemplo de Schneider Electric, que solo entre Madrid y Barcelona ocupa 20.000 m2 de oficinas. Vamos a estimar una renta de 25€ m2/mes (la renta media de Madrid y Barcelona están, aproximadamente, en los 30 y los 22€ m2/mes respectivamente). Nuestra experiencia nos lleva a considerar que la mayor parte de los edificios actuales tiene un potencial de optimizar en un 15% el espacio de trabajo que están utilizando actualmente. Esta optimización en empresas similares a la nuestra nos llevaría a ahorrar alrededor de 900.000 euros al año
En la situación actual, es evidente que las tasas de ocupación de los edificios van a verse reducidas con el fin de mantener las distancias de seguridad entre personas. Este hecho nos supone o bien ocupar más m2 de oficinas (situación poco viable en la mayor parte de nuestras empresas por los costes que conlleva), o bien hacer más teletrabajo.
Por supuesto, el teletrabajo se ha revelado como imprescindible para estos meses de emergencia que hemos vivido y se va a quedar con nosotros como una herramienta que nos va a aportar mucha flexibilidad, pero que hemos de gestionar de una forma inteligente para lograr un buen equilibrio con el modelo presencial.
Mucho se habla ahora de dividir los departamentos en 2 grupos de empleados, unos que asistan a la oficina las semanas pares y otros las impares. Por supuesto, este tipo de soluciones son lógicas para estos primeros meses de desescalada, pero a medio-largo plazo podemos encontrarnos en que no son lo más eficientes posibles en la gestión de la capacidad máxima permitida de nuestro edificio pues nuestra vida laboral es muy dinámica y va a resultar complicado amoldar ésta a un sistema de turnos.
Hay otras soluciones que pueden seguir siendo totalmente efectivas en términos de salud, pero también en términos de productividad. Por ejemplo, las tecnologías que nos informan de la tasa de ocupación del edificio permiten establecer estrategias para, por ejemplo, enviar una notificación a los empleados indicando que el edificio ha alcanzado el 80% de su aforo máximo permitido. De esta manera, se puede recomendar que los empleados que, en ese momento, están fuera de la oficina, no vayan a la misma salvo en caso de máxima necesidad, y que continúen su jornada laboral en modo teletrabajo. Una vez alcanzado el 95%, se enviaría una nueva notificación indicando que no se permitirá el acceso a ningún empleado hasta que el nivel de ocupación no baje y se vuelva a enviar un aviso permitiendo de nuevo el acceso. Aquí es vital la transparencia y que los empleados tengan acceso a esta información.
Solo el 13% de las organizaciones ocupan todo su espacio de oficinas más del 80% del tiempo y alrededor del 40% de las oficinas permanecen vacías durante algún día laborable del año
Por supuesto, todas estas soluciones innovadoras no son perfectas y van a depender de muchos factores, entre ellos:
- Nuestro compromiso como empleados para colaborar al máximo. Como hemos dicho antes, la tecnología es un medio, pero, sin la participación de las personas, no funcionará.
- La actividad de las empresas. Estas medidas no se podrán aplicar de igual manera en empresas sedentarias en las que los trabajadores han de pasar toda la jornada en la oficina.
- El tipo de ocupación del edificio, si es monoinquilino o multiinquilino.
Por supuesto, hay que analizar muy bien cada caso y evitar “emborracharnos” de datos, puesto que las posibilidades que nos ofrece la Digitalización son casi infinitas. Hemos de analizar muy bien, en función de las necesidades reales de nuestra compañía, cuáles de estas tecnologías nos aportan, de verdad, valor añadido. Pero lo que es seguro es que la tecnología nos va a dar mucha flexibilidad para encontrar una solución a cada problemática.
